domingo, 29 de novembro de 2009

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Em resposta segue:

» Apresentar uma estrutura organizacional ajustada aos mercados existentes.

» Possuir estrutura organizacional adaptada às novas tecnologias.

» Possuir estrutura organizacional com menor poder decisório na cúpula.

» Existir estrutura organizacional centralizada no sistema de controle.

» Possuir estrutura organizacional em direção para resultados.

» Possuir uma estrutura organizacional racionalizada.

Antes de falar de departamentalização como foi prometido no módulo 06, irei falar um pouco dos níveis de estrutura organizacional e seus processos para depois desse modulo darmos seqüência. Mas falando em estrutura organizacional, devemos já ter visto nos módulos anteriores que o analista de OSM (organização sistema e métodos) tem que ter uma estrutura técnica e um bom conhecimento do assunto para desenvolver seus projetos.

O analista de OSM deve considerar todas as repartições da empresa, conhecer a fundo os seus departamentos, seções, cargos, e as relações entre subordinados e chefes e também a filosofia dessa estrutura. Se não houver uma base sólida desses aspectos fica difícil conseguir um bom resultado. Imaginamos se isso não ocorresse dessa maneira, como seria uma estrutura analisada de forma incoerente ou errada? Consequentemente haveria sérios problemas pela frente, sem falar nos problemas que podem ocorrer na questão fator humano, onde podemos deparar com insatisfação e demais problemas. Certa vez, participei de um processo de reestruturação dentro de uma determinada empresa de médio porte na área de informática, onde uma psicóloga fez a reestruturação. No começo todos nós colaboradores ficamos felizes, pois reconhecíamos que havia sérios problemas nas áreas de compras, vendas e na parte de assistência técnica. É uma experiência interessante para contar, mas um fator importante é que na estrutura pessoal era perfeito, nessa estrutura existia uma colaboração homogenia de todos os funcionários e uma ambiência bastante agradável. Mas uma questão me chamava atenção aos aspectos de organização e particularmente eu falei com a psicóloga mas não adiantou e hoje eu tive notícias que a empresa estará fechando em breve e que já está em negociação com uma outra empresa aproveitando suas máquinas para outro seguimento de telecomunicação.

O que aconteceu? Essa empresa tinha cerca de 130 colaboradores, e na estrutura que participei como colaboradora todos tinham que dar satisfação dos serviços executados para o diretor geral da empresa, até mesmo a moça do serviço geral tinha que mostrar a lista de compra para o café e para o material de limpeza. Às vezes eu tentava falar com ele e diversas vezes não teve como, pois estava ocupado resolvendo problemas internos. Ora, era de esperar que essa empresa precisasse de uma reestrutura organizacional, digo isso, pois havia departições, uma estrutura bem elaborada, mas apenas no papel e então volto a falar da psicóloga, não quero falar que esse tipo de profissional não poderá fazer uma boa estrutura em uma empresa. Quero apenas mencionar que essa pessoa não conseguiu fazer o papel de um analista de OSM e apenas não conseguiu como piorou toda a situação da empresa. Não vale nem a pena dizer os exemplos dos erros, mas posso citar a seguir o que um analista de OSM tem que considerar para implantar uma reestruturação organizacional.

» A nova estrutura dependerá sempre da atual

» Ficar atento o que a empresa necessita

» Não esquecer do fator humano

» Se a qualidade técnica será compatível com a mudança

» Planejar a reestruturação organizacional com base

» Verificar se há necessidade de real de mudanças

» Exigir a integridade e empenho de todos os colaboradores

Depois desses aspectos o analista terá que fazer o projeto de reestruturação, lembrando que esse processo toda a equipe deverá participar só assim o resultado e os objetivos serão alcançados, não adianta querer mudar sem ouvir o fator humano e a força de mão de obra da estrutura. Veja a seguir alguns aspectos do processo de implantação que o analista deve considerar e existir no seu projeto para dar seqüência a sua reestruturação:

» Visualizar a análise e conseguir a aprovação da diretoria

» Conhecer a análise e aprovação dos líderes e participantes das bases organizacionais da empresa

» Implantar aquilo que for essencial

» Acompanhar e validar o processo

A implantação da estrutura organizacional feita com uma boa qualidade técnica, de forma adequada e voltada às culturas e filosofia da empresa e pactuada com os objetivos e estratégicas da atividade da organização proporciona:

» Identidade dos serviços indispensável para alcançar os objetivos

» Informações, soluções e feedback para os colaboradores.

» Avaliação de mão de obra ajustado com os objetivos

» Qualidade de motivação para toda a equipe envolvida

Chegou à hora de implantar as mudanças com base na análise feita no processo da reestruturação ou mesmo estrutura organizacional, haverá dificuldades a serem respeitadas e consideradas. Nenhuma mudança é de fácil adaptação ou mesmo será para melhor, mas com paciência as saídas para uma solução acontecem com melhor eficiência ao longo de um processo de adaptações e de ajustes conforme sua necessidade.

Veja a seguir alguns aspectos de resistências que podem ocorrer.

» Carência financeiras da empresa

» Carência na colaboração da equipe envolvida

» Carência na habilidade no fator tecnologia

» Deficiência de técnica apropriada

Analisar a Estrutura Organizacional

Nesse processo identificamos o que poderá ser aproveitado da estrutura organizacional, seus pontos positivos e negativos. O analista deve observar e seguir nas informações com base:

» Na análise da classificação da estrutura atual

» Esboço da estrutura organizacional adequada

Portanto ao fazer a análise o analista de OSM deverá checar essas duas informações para conseguir a avaliação da estrutura organizacional. Poderá reforçar a avaliação determinando o desempenho da empresa em termos de:

E para conseguir melhores resultados deverá fazer uma avaliação nos seguintes aspectos de desempenho da empresa.

» Resultados apresentados

» Dificuldades apresentadas

» Avaliação de satisfação dos colaboradores

As etapas que devem seguir o analista de OSM da avaliação da estrutura Organizacional

1) Classificar

- Identificar as dificuldades encontradas pelos usuários

- Entrevistar os membros principais da empresa

2) Analisar

- Analisar as informações dos dados apurados anteriormente

- Interagir os dados apurados considerando sua veracidade e seus subsistemas existentes na organização

- Estabelecer os modelos e critérios da avaliação

- Identificar os dados levantados na atual situação da estrutura e seus efeitos

3) Considerar

- Estabelecer a situação dos quatro componentes da estrutura organizacional na empresa

- Considerar no aspecto do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a estrutura organizacional na falado em módulos anteriores

- Verificar quanto ao nível de influência da empresa nas questões - estratégico, tático e operacional – para conseguir o esboço da estrutura organizacional.

Enfim, esses são os aspectos da Estrutura organizacional, são conceitos e idéias a centena de anos defendida na história da administração, alguns campeões de mudanças nas organizações defendem nas últimas décadas mudanças mais radicais longas no qual ainda é que mais se usa na atualidade no que diz respeito mudanças na estrutura. Mas ao ler o livro que achei interessante e dou a dica se caso quiser aprender mais sobre mudança organizacional leia o livro Mudança Organizacional: uma Abordagem Criativa, Moderna e Inovadora de Eric Abrahamson abordagem bem criativa como diz o título do livro, é também leve e achei muito válida as considerações e ao longo dos módulos irei repassando algum conhecimento da obra. Ela apresenta ferramentas práticas e técnicas de como melhor implantar os cincos elementos chave organizacionais Como remanejar em vez de demitir talentos, Como recombinar em vez de reorganizar partes organizacionais, revitalizar em vez de reinventar valores fundamentais e assim por diante. É como se ilustra a capa do livro uma figura de borboleta, e também como se diz na letra do Raul Seixas Metamorfose ambulante, é preciso mudar e as mudanças acontecem naturalmente acompanhando uma evolução. Sendo assim é necessário o analista de OSM respeitar o delineamento dessa mudanças. Sou contra a mudanças radicais perdendo suas raízes, filosofia, carácter e sem éticas.

Exemplo de organograma

Estrutura organizacional da se faz os seguintes níveis hierárquicos:

sexta-feira, 6 de novembro de 2009

Estrutura Organizacional


INTRODUÇÃO

A organização da empresa é uma ordenação, um agrupamento de atividades e recursos, que visam resultados positivos para a própria empresa.
Estrutura Organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades, não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapta adequadamente às mudanças.


ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento básico para concretização do processo organizacional.
Para se organizar uma empresa, um estabelecimento, ou qualquer outro processo que inclua relações interpessoais, são necessárias algumas funções básicas, ou seja, um bom administrador deve saber planejar sua organização, ter “pulso” e coerência para dirigi-la e alem disso, precisa saber acompanhar e controlar a empresa. O sistema abaixo identifica bem essas funções básicas para o administrador:


ESTRUTURA INFORMAL

A estrutura informal surge da interação entre as pessoas, desenvolvendo-se espontaneamente quando se reúnem entre si.
A informalidade é geralmente, mais instável, pois está sujeita aos sentimentos pessoais, pois se trata de uma natureza mais subjetiva, ela não possui uma direção certa e obrigatória.
Vale lembrar que a estrutura informal é um bom lugar para lideres formais se desenvolverem, porem nem sempre um grande líder informal será um grande líder formal, pois eles podem falhar com o medo da responsabilidade formal.
Se a administração conseguir conciliar e integrar os grupos formais com os informais, haverá uma harmonização nas tarefas, o que ai sim, se torna uma condição favorável de rendimento e produção.
Sendo assim a estrutura informal possui algumas vantagens como:
Rapidez no processo;
Redução de comunicação entre chefe e empregado;
Motiva e integra o grupo de trabalho.


Possui também suas desvantagens:
  • Desconhecimento de chefia;
  • Dificuldade de controle;
  • Atrito entre pessoas.


ESTRUTURA FORMAL

Essa estrutura a que grande maioria das empresas adota, é uma estrutura deliberadamente planejada, e formalmente representada, em alguns aspectos, em organogramas.
No desenvolvimento da estrutura formal deve-se considerar os seus componentes, seus condicionantes e seus vários níveis de influencia. Pois será, a partir de uma estrutura bem implementada que uma empresa irá alcançar seus objetivos estabelecidos.


Os principais fatores para a criação de uma estrutura formal empresarial são:

  • Focar os objetivos estabelecidos pela empresa;
  • Realizar atividades que podem chegar nesses objetivos;
  • Distribuir as funções administrativas para cada funcionário desempenhar;
  • Levar em consideração habilidades e limitações tecnológicas;
  • Tamanho da empresa.
E os componentes chaves para o bom funcionamento dessa formalidade são:

  • Sistema de Responsabilidade – que é constituído pela departamentalização, especialização.
  • Sistema de Autoridade – nada mais é que a distribuição de poder;
  • Sistema de Comunicação – é a interação entre todas as unidades da empresa;
  • Sistema de Decisão – que é ato de poder entender, e poder definir e decidir uma ação solicitada.
  • Uma estrutura organizacional se resume, simplesmente, em um organograma, que é um desenho gráfico onde mostra cada integrante de uma empresa se delegando a uma área específica. Podemos identificar num organograma simples de uma pequena empresa por exemplo, composta por: Presidência; Diretoria Administrativa; Diretoria Financeira e seus respectivos subordinados.
  • A estrutura é a representação de um pequeno organograma, mostrando a formalidade existente dentro de certa empresa.


IMPORTÂNCIA DA REVISÃO ORGANIZACIONAL

• melhorar a comunicação inter-processos;
• equilibrar os centros de decisão;
• racionalizar os fluxos de informação;
• otimização de atividades;
• melhoria da relação custo x benefício;


Elaboração da estrutura organizacional


É o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.

• Não é estática.
• É representada graficamente pelo organograma.
• É dinâmica.
• Deve ser delineada de forma a alcançar os objetivos institucionais. (Delinear = Criar, aprimorar).
• Deve ser planejada.


O Planejamento deve estar voltado para os seguintes objetivos:
• Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas.
• Agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos.
• Proporcionar aos empregados de todos os níveis:
  • Informação.
  • Recursos para o trabalho.
  • Medidas de desempenho compatíveis com objetivos e metas.
  • Motivação.


COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL


Sistema de responsabilidade, constituído por:
  • Departamentalização;
  • Linha e assessoria; e
  • Especialização do trabalho.

Sistema de autoridade, constituído por:

  • Amplitude administrativa ou de controle;
  • Níveis hierárquicos;
  • Delegação;
  • Centralização/descentralização.

Sistema de comunicações (Resultado da interação das unidades

organizacionais), constituída por:

  • O que,
  • Como,
  • Quando,
  • De quem,
  • Para quem.

CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.

São Quatro:
• Objetivos e estratégias,
• Ambiente,
• Tecnologia,
• Recursos humanos.


NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.

São três:
• Nível estratégico,
• Nível tático,
• Nível operacional.


NÍVEIS DE ABRANGENCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.

Três níveis podem ser considerados quando do desenvolvimento e implantação da estrutura organizacional:

• Nível da empresa,
• Nível da UEN – Unidade Estratégica de Negócio
• Nível da Corporação.

Considerações básicas dos componentes da estrutura organizacional.

Sistema de autoridade:
Limites de autoridade
São dois os tipos de autoridade:

• Hierárquica: Segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa.
• Obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa
• Direito de fazer,
• tomar decisões,
• dar ordens,
• Dirigir.


Sistema de Comunicações


Deve-se verificar até que ponto a forma estrutural atende às necessidades de
comunicação da empresa.
O sistema de comunicação é a rede por meio da qual as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.

Deve ser considerado:
• O que deve ser comunicado
• Como deve ser comunicado
• Quando
• De quem deve vir a comunicação
• Para quem deve ir a comunicação
• Por que deve ser comunicado
• Quando deve ser comunicado


Condicionantes da estrutura organizacional.

Fator humano

A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência depende da qualidade intrínseca e do valor e da integração dos homens que ela organiza.
Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções.
Não podemos esquecer da MOTIVAÇÃO.
Fator ambiente externo
Avaliação das mudanças e suas influências.
Fator sistema de objetivos e estratégias
Quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar. Sabe-se o que se espera de cada um.


Fator tecnologia

• Conhecimentos
• Equipamentos


IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Três aspectos devem ser considerados:
• a mudança na estrutura organizacional.
• o processo de implantação; e
• as resistências que podem ocorrer.



AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• Levantamento
• Análise
• Avaliação
• Políticas de avaliação de estruturas.